En este módulo podrás visualizar todas las ordenes generadas en el sistema AiPinit, en el listado podrás ver el Tracking Number, Numero de orden, fecha promesa de entrega y nombre del cliente, tendrás la facilidad crear nuevas órdenes de manera unitaria o masiva, editar información de ser necesario, generar su etiqueta de entrega, eliminarla/restaurarla, ver su trazabilidad y asignar Status Code.

1  Creación de ordenes desde la Interfaz

Esta funcionalidad del sistema te ayudara a dar de alta ordenes de manera unitaria y rápida.    En el caso que se requiera crear un volumen mayor de ordenes recomendamos utilizar la funcionalidad vía importación Excel, que más adelante se explicara.

Para generar una orden desde la interfaz, deberás seguir los siguientes pasos:

• PASO 1:
  Dentro de menú principal del sistema del lado izquierdo de la pantalla, harás clic al módulo ORDENES, dentro de este módulo en la derecha de la pantalla encontraras el botón “AGREGAR” y realizando clic sobre el mismo nos abrirá una nueva ventana.
  
  

• PASO 2:
  En esta ventana deberás ingresar la información de cada uno de los campos solicitados para la creación de la orden. A lo largo de las pestañas encontrarás campos obligatorios, identificándolos en color rojo y el resto serian opcionales.
  

2.1 Datos del paquete
Ingresarás la información de su número de seguimiento acompañado de su orden de compra, así mismo las dimensiones del paquete, desliza hacia abajo la ventana y coloca las opciones de envió como son la línea transportista, opción de envió y método de entrega (campos obligatorios)

• • • Cliente primario (obligatorio): Aquí se nos mostrara el cliente o los clientes en caso de estar habilitados que pueden asignarse a una orden.
    • Cliente Secundario (opcional): El cliente secundarios viene relacionado a un cliente primario, siendo un subgrupo de este.
    • Núm. de seguimiento alternativo (opcional): Código de Identificación que puede provenir de otras plataformas externas a Big Smart, pero nos permite hacer la relación en Big Smart con sistemas de terceros.
    • Núm. de orden de compra (obligatorio): Número de identificador de una compra, la cual puede contener de uno a varios Tracking Number dentro de ella.
    • Dimensiones del paquete (opcional): Medidas del paquete que se va a transportar como es el peso, dimensión volumétrica, alto, ancho, profundidad.
      

Ingresa la información del cliente como es su nombre, apellido, correo y celular, posterior deberás colocar las fechas de entrega en base a la opción de envió que hayas elegido, deslizando la ventana hacia abajo, coloca la dirección de destino.

• • • Cliente (obligatorio): Ingresa la información del cliente como es su Nombre, Apellido, Correo electrónico y Celular
    • Fecha y horarios de entrega (obligatorio): Elige la fecha estimada de entrega al cliente, esto deberá coincidir con la opción de entrega que hayas elegido.
    • Dirección (Obligatorio): Ingresa la información de donde será el domicilio de entrega como Calle, Núm. exterior y Cp. que son los campos obligatorios.
      
      

NOTAS

La fecha inicial y final de entrega deberá de coincidir con la opción de envió que hayas elegido, ejemplo:

1. Same_day --- Dia actual
   
   
   

2. Next Day --- Dia siguiente

   
   
   
   
   
   
   
   
   

Ingresa la información del contacto como es su nombre, apellido, correo y celular, posterior deberás colocar fechas y horarios de recolección, deslizando la ventana hacia abajo, coloca la dirección del punto de recolección.

Esta pestaña es opcional para la creación de tu guía, pero si es requerida coloca la información del paquete como es el SKU, descripción del producto y si está asegurado por la empresa ingresa las cantidades.

• • • Los códigos SKU o Stock Keeping Unit son uno de los elementos fundamentales para llevar el control y gestionar el stock en el almacén. SKU es el número de referencia único de un producto, según aparece registrado en el sistema de la empresa.

Es un documento que ampara el traslado de los paquetes que transportas en tu unidad, si cuentas con permiso otorgado por la secretaria de comunicaciones y transportes para prestar servicio de paquetería.

1. 1. 1. Clave SAT (opcional): Son aquellas claves que describen el producto y servicio que se comercializa por el cual se crea un CFDI. Estas claves se brindan en el catálogo del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y están compuestos por 8 números contando con ciertas características para facilitar la identificación de cada una.
      2. Descripción SAT (opcional): Es una lista de los productos que distintas empresas comercializan.
      3. Clave material peligroso: De ser un material peligroso deberás ingresas la clave del producto y activa el Tab de Peligroso.
      
      

      Una vez llenada dicha información da clic en ACEPTAR y podrás ver tu orden en el listado general.

2  Creación de órdenes con plantilla Excel

Esta plantilla te ayudara a dar de alta ordenes al sistema de manera masiva, para ello deberás respetar el formato de la primera fila y llenar las columnas que son obligatorias indicadas en NEGRITA. Te explicaremos más adelante como importarlas al sistema AiPinit.

Para generar ordenes con la plantilla Excel, deberás seguir los siguientes pasos:

• PASO 1: Dentro del menú principal del sistema del lado izquierdo de la pantalla, harás clic al módulo ÓRDENES, dentro de este módulo en la derecha de la pantalla encontrarás el botón “EXPORTAR/IMPORTAR” y realizando clic sobre el mismo nos abrirá una nueva ventana.  Dirígete a la opción IMPORTAR, sube la plantilla con la información de las órdenes, Da clic en ACEPTAR.

• Espera un momento en lo que el sistema importa las ordenes, al final te arrojará un Excel nuevo donde podrás encontrar una columna nueva con el TRACKING NUMBER por parte de AiPinit, ahora si podrás visualizar tus ordenes en el listado general.

NOTAS

Si el archivo contiene algún error, el sistema te arrojara un mensaje con las filas que deberás revisar y el motivo.

3 Edición de órdenes por plantilla Excel

De ser necesario esta opción te permitirá cambiar la información de tus ordenes de manera masiva por medio una plantilla Excel, en la cual requieres agregar la siguiente información respetando el formato de la primera fila.

Solicitar a supervisor de área

2.6  ¿Cómo importar la plantilla de edición de órdenes?

• PASO 1: En el menú ÓRDENES, en la parte central de la ventana da clic en “IMPORTAR EDICIÓN”

• PASO 2: Da clic en Seleccionar archivo y sube la plantilla con la información, al final da en “ACEPTAR”
  
  

4 Eliminación y restauración de órdenes

Dentro del mismo módulo tendrás la facilidad de eliminar o restaurar alguna orden de ser necesario. Te explicaremos cada uno de los casos

2.7 ¿Cómo eliminar una o más guías?

• PASO 1: Busca la guía dentro del listado, si no la visualizas puedes utilizar la opción de “búsqueda” del lado derecho de la pantalla e ingresa el número de guía.

  
• PASO 2: Selecciona la casilla de selección que se encuentra antes de la guía y esto activará la opción de “ELIMINAR” en la parte superior.
  
  
• PASO 3: Al dar clic en Eliminar, en la pestaña que se abrirá, deberás confirmar la eliminación de la guía, si estás seguro da clic en “ELIMINAR”, habrás eliminado la guía en ese momento y la enviará a papelera dentro del mismo sistema.
  
  
  
  
  

Si por algún motivo o error operativo alguna de las guías fue eliminada y durante alguna parte del proceso no puedes escanearla o visualizarla, Haz los siguientes pasos:

• PASO 1: Busca la guía dentro del listado, si no la visualizas puedes utilizar la opción de “búsqueda” del lado derecho de la pantalla e ingresa el número de guía, si sigue sin visualizarse dirígete a “PAPELERA”
  
  

• PASO 2: Una vez dentro de papelera, si la guía se visualiza en el listado, deberás seleccionar la casilla de selección y esto activara la opción de “RESTAURAR” en la parte superior.
  

• PASO 3: Al dar clic en Restaurar, en la pestaña que se abrirá, deberás confirmar la restauración de la guía, si estás seguro da clic en “RESTAURAR”, selecciona la opción de “listado” para validar que ya se haya restaurado correctamente.

4 Generación de etiquetas

El sistema Big Smart cuenta con una etiqueta propia la cual puede sustituir la etiqueta del cliente en caso de que se haya dañado, no se pueda escanear por medio de la APP Driver o bien el cliente no cuenta con una etiqueta propia y desea usar la de Big Smart.

Sigue los siguientes pasos para generar la etiqueta:

• PASO 1: Dentro del listado de órdenes, selecciona la casilla de selección de la o las guías que deseas generar su etiqueta. En la parte superior se activará la opción de “Generar Etiqueta”.

• PASO 3: Se generarán las guías y se abrirá una pestaña con las etiquetas en formato PDF para su impresión.

2.9 Información de la etiqueta Big Smart

4 Bitácora - Lectura y asignación de Status Code

La Bitácora es una pestaña que te ayudara a dar seguimiento a tus guías, y a saber en parte del proceso se encuentra, esto gracias a los Status Codes que se le van asignando con cada movimiento mediante escaneos o de manera manual.

Aquí te explicaremos la información dentro de la pestaña de bitácora y asignación de SC

2.10 Lectura de bitácora

Para ver la trazabilidad en la bitácora, has los siguientes pasos:

• PASO 1: Dentro de listado de órdenes, ubica tu guía y del lado izquierdo de la pestaña da clic en los 3 puntitos de “Ver más” y selecciona “Bitácora”

Al abrir la bitácora, visualizará la siguiente información:

2.11 Asignación de status code

Los Status Code se componen de una nomenclatura y una acción, cada uno de ellos se aplica mediante un escaneo en cada un de los procesos desde el FC hasta la entrega del cliente, sin embargo, podemos agregarlos de manera manual para hacer una acción que no se logró hacer automáticamente.

Para ello haz los siguientes pasos:

• PASO 1: Dentro de listado de órdenes, ubica tu guía y del lado izquierdo de la pestaña da clic en los 3 puntitos de “Ver más” y selecciona “Bitácora”

• PASO 2:  Es momento de elegir un Status Code, que haga referencia a la incidencia, posterior deberás agregar una nota con el motivo para reforzar el Status Code que colocaste y si fuera necesario tendrás la posibilidad de agregar de 1 a 3 fotos de evidencia y listo da “ACEPTAR” y se actualizará en la Bitácora.

7 Aplicación de filtros

Los filtros te ayudarán a segregar con mayor facilidad las guías que deseas buscar, tendrás diversos filtros como:

• Cliente Secundario:Guías q corresponden a clientes o proveedores secundarios ligados al cliente primario.
• Transportista: Línea Transportista que se encargara de hacer el traslado de mercancía de un almacén a otro, o bien del almacén a cliente.
• Transportista Asignado: Es la línea transportista (que al generar una guía vía API, MANUAL O EXCEL) se le asigna como responsable de su entrega Last Mile
• Estación Actual: Almacén en el cual se le dio ingreso a la orden por última vez.
• Estación de Destino: Almacén al cual corresponde la guía o es ligada por medio de la cobertura de C.P. que se dan de alta al almacén destino.
• Status Code: Status Code asignado en base al último escaneo a la orden.
• Tipo de Paquete: Sera utilizado únicamente si se hizo la configuración en sistema para las medidas de tus paquetes, por ejemplo: parcel, médium, big, etc. 
• Estado: Estado al que corresponde la orden.
• Municipio: Podrás ver los municipios únicamente del estado que hayas elegido.
• Asentamiento: Selección de Colonia del municipio que hayas elegido.
• Código Postal: Buscar un código postal especifico, sin necesidad de seleccionar: Estado, Municipio y Asentamiento.
• EAD Desde – EAD HASTA: Rango de fechas promesa de entrega de mercancía al cliente

2.12 ¿Cómo aplico los filtros?

Aquí te explicaremos como puedes hacer uso de ellos con los siguientes pasos:

PASO 1: Dentro del mismo menú Ordenes, del lado derecho de la ventana podrás visualizar la opción “FILTROS” y da clic para ver los filtros.

PASO 2: Selecciona todos los filtros que sean necesarios para tu búsqueda y al final desliza la pestaña hacia la parte de abajo y da clic en “APLICAR” y listo en el listado podrás visualizar todas aquellas ordenes con los filtros aplicados

8 Reportes

Los reportes son un conjunto de información en un archivo Excel, los cuales podrás descargar y hacer uso de ellos en el momento que lo requieras, cada uno de ellos están conformados por la información del cliente y del paquete, dependiendo el reporte que descargues tendrás más información especifica.

2.13 Especificación de cada reporte

1. Depart: Te ayudara a dar seguimiento a todas las guías que se encuentran en ruta, dentro del mismo reporte veras las incidencias y los motivos, a quien le fue entregado el paquete, como también toda la información del operador.
2. Aging: Este reporte indica qué paquetes permanecen aún en la bodega y cuánto tiempo llevan ahí. De esta manera, ayuda a detectar problemas con paquetes que tienen más de 7 días sin tener movimientos.
3. EAD: Las siglas de este reporte significan Estimated Arrival Day (fecha de compromiso de entrega del paquete), por lo tanto, con él se conocerá cuándo serán entregados distintos paquetes. RECEIVE: Reporte que ayuda a visualizar los paquetes que fueron recibidos en la estación, junto con toda la información de detalle.
4. RECEIVE: Reporte que ayuda a visualizar los paquetes que fueron recibidos en la estación, junto con toda la información de detalle.
5. CREACIÓN: En este reporte, se reúnen todas las órdenes creadas dentro de un periodo específico y también podrás visualizar cual es el último Status Code que tiene la guía.
6. BACKUP: Reporte de respaldo de información, útil en casos donde, por ejemplo, quieras limpiar la base de datos. Puedes segmentarlo por las fechas que tú decidas.
7. CARRIER: Si tu rol esta relacionado a un cliente primario, podrás ver el desempeño de tus líneas transportistas, pero si tu rol este asignado a una línea transportista podrás visualizar a los clientes con los que estas relacionado.
8. TIMING OPERACIÓN: Reporte que te dará visualización de todos los escaneos que recibe una guía, por ejemplo, cada escaneo entre cada almacén hasta llegar a su destino.
9. LISTADO DE EMPLEADOS: Te ayudara con el control de usuarios creados a tu plantilla de trabajo, como a determinar que rol tiene cada uno y cuando fue su ultimo LOGIN en su sesión del administrador.

2.14 ¿Cómo descargar los reportes y poder hacer uso de ellos?

PASO 1:En el menú Ordenes del lado derecho de la ventana has clic en el botón de “EXPORTAR / IMPORTAR”

PASO 2:Se eligen las fechas que se quieren abarcar en el reporte, dando clic sobre los campos en blanco para usar el calendario, la recomendación para descargar cualquier reporte es de 7 días máximo. Al final da clic en “ACEPTAR”

9 Rempujar órdenes por plantilla Excel

Cuando el sistema Big Smart tiene integración con la plataforma del cliente, la migración de guías llega a fallar y no se visualizar en el sistema del cliente, para ello deberás validar que la información este correcta y sino actualizarla. Esta acción es utilizada por medio de una plantilla Excel para forzar al sistema la migración de guías de una plataforma a otra. Solicitar a supervisor de área.

2.14 ¿Cómo importar la plantilla de Rempujar Órdenes?

PASO 1: En el menú ORDENES, en la parte central de la ventana da clic en “REMPUJAR ÓRDENES”

PASO 2: Da clic en Seleccionar archivo y sube la plantilla con la información, al final da en “ACEPTAR”

Importación masiva de Status Code

Como bien hemos visto en escenarios pasados donde no se actualiza correctamente los status code o se requiere asignar de manera manual Status Code a una o varias órdenes. Para ello utilizaras la siguiente plantilla Excel en la cual deberás agregar la siguiente información:

• Numero de guía (obligatorio)
• Nomenclatura de Status Code (obligatorio)
• Fecha que deseas que aparezca con el movimiento (obligatorio)
• Notas (obligatorio)
• Latitud – Longitud (opcional)

2.16 ¿Cómo importar la plantilla de Status Code?

PASO 1: En el menú ÓRDENES, del lado derecho de la ventana da clic en “IMPORTAR STATUS”

PASO 2: Da clic en Seleccionar archivo y sube la plantilla con la información, al final da en “ACEPTAR”